Szkolenia firmowe i konferencje - jak to powinno wyglądać?

Jeśli nosisz się z zamiarem zorganizowania szkolenia firmowego lub konferencji, czeka Cię wymagające logistyczne przedsięwzięcie. Chcąc, aby wszystko się udało, należy zgrać razem wiele kwestii i wykazać się w dziedzinach planowania, koordynacji i realizacji działań. Najważniejsze rzeczy, jakich potrzebujesz, to przestronna i dobrze wyposażona sala szkoleniowa oraz fachowa obsługa gości, także w zakresie cateringu. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, organizując firmową konferencję, o co należy zadbać w pierwszej kolejności i jak powinno wyglądać perfekcyjnie przeprowadzone szkolenie.

Usługi firmy zewnętrznej

Ponieważ jedynie niewielka część przedsiębiorstw ma warunki do przeprowadzania tego typu imprez we własnych budynkach, całej reszcie pozostaje wynajem sali konferencyjnej i zlecenie organizacji przedsięwzięcia komuś z zewnątrz. Planowanie takiego wydarzenia należy wówczas rozpocząć od oszacowania liczby gości i wyboru stosownej lokalizacji; trzeba także zadbać o jedzenie i inne wymiary obsługi gości. Gdy organizujemy takie rzeczy po raz pierwszy, ogrom spraw do załatwienia i wyłaniających się po drodze komplikacji może nas przytłoczyć. Dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy zadbają o łatwe do przeoczenia szczegóły. Dopiero gdy zdejmiemy sobie z barków ciężar podstawowej organizacji wydarzenia, będziemy mogli skupić się na jego stronie merytorycznej, czyli opracowaniu programu, przygotowaniu materiałów konferencyjnych i ściągnięciu wartościowych gości.

Jedną z opcji jest zlecenie organizacji szkolenia czy konferencji fachowej agencji wyspecjalizowanej w tym zakresie – możemy wtedy liczyć na dodatkową pomoc, np. w kwestii przygotowania materiałów promocyjnych, jednak koszty takich usług od razu poszybują w górę. Kompromisowym i bardzo korzystnym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firmy oferującej organizację szkoleń i konferencji, jednak nie opierającej swojej działalności wyłącznie na tym filarze. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zorganizować firmowe spotkanie w przystosowanym do tego zadania domu weselnym. Musimy tylko upewnić się, że mamy do czynienia z doświadczonym zespołem sprawdzonych ludzi, który posiada wszystko, co będzie nam potrzebne do urządzenia profesjonalnych i nowoczesnych szkoleń, warsztatów czy prezentacji.

1. Komfortowa sala konferencyjna

Wybór obiektu konferencyjnego nastręcza zwykle największych trudności. Trzeba sprawdzić, czy interesująca nas sala szkoleniowa ma wolny termin, odpowiednią powierzchnię i stosowne wyposażenie. Jeśli zamierzasz zaprosić 100 osób, nawet najpiękniejsza i najbardziej nowoczesna sala na 80 miejsc w ogóle nie wchodzi w grę. Jednocześnie gdy masz zamiar przyjąć 30 gości, sala konferencyjna na 100 osób może przytłoczyć swoim ogromem. Najlepiej będzie, jeśli odnajdziesz przestrzeń pomyślaną na przewidywaną przez Ciebie frekwencję. Wtedy sala nie będzie ani za ciasna, ani za obszerna, a spotkanie przebiegnie w komfortowej atmosferze.

Jeśli zdecydujesz się na wynajem sali szkoleniowej, zwróć także uwagę na styl jej urządzenia. Powinno być nowoczesne i estetyczne, a także posiadać klimatyzację (zwłaszcza jeżeli dane wydarzenie jest zaplanowane na cieplejszą porę roku). Trzeba również zadbać o rezerwę powierzchni lub o obecność foyer, w którym goście będą mogli napić się kawy lub zjeść jakąś przekąskę, gdy nadejdzie przerwa.

2. Wyposażenie sali konferencyjnej

Przy organizacji szkoleń czy konferencji bardzo ważne jest to, aby wszelkie komputery i urządzenia peryferyjne działały bez zarzutu. Sala niewyposażona w nowoczesne rozwiązania technologiczne zupełnie nie nadaje się do takich celów. Nagłośnienie, oświetlenie sal, działający sprzęt konferencyjny i multimedialny, szybki internet – to warunki konieczne, aby zdecydować się na wynajem. Dopiero swobodnie korzystając z powyższych udogodnień będziemy w stanie bezstresowo przekazać uczestnikom komplet niezbędnych informacji. 

3. Kompleksowa obsługa cateringowa

Nie jest tajemnicą, że spotkania przy posiłkach to najlepsza okazja do nawiązywania kontaktów i zacieśniania znajomości. Profesjonalny catering to podstawa – jedzenie musi być smaczne, podawane regularnie i zgodnie z planem, a do tego powinno ono sprzyjać dyskusji, wymianie zdań i nawiązywaniu relacji. Planując wynajem sali konferencyjnej warto zdecydować się na miejsce oferujące kompleksową obsługę cateringową – dobry dom weselny powinien doskonale udźwignąć takie zadanie. Idealnie, jeśli będzie można wybrać jedną z kilku opcji: np. zdecydować się na same napoje i przekąski (gdy spotkanie będzie trwało kilka godzin) lub pełną opcję obiadową (w przypadku dłuższych szkoleń i konferencji wypadających o wiadomej porze). Następnie wystarczy dogadać się z usługodawcą i rozpisać przerwy na posiłki w programie konferencji. Za gotowanie powinni odpowiadać doświadczeni profesjonaliści, którzy podchodzą do swojej pracy z pasją. Jeśli wśród zaproszonych gości są osoby na diecie, np. wegańskiej lub wegetariańskiej, musi to znaleźć odzwierciedlenie w ustalonym menu.

Odpowiednia przestrzeń, porządne wyposażenie i dobry catering to naszym zdaniem trzy filary udanego spotkania firmowego. Aby szkolenie firmowe lub konferencja przebiegły w idealnej atmosferze, należy także upewnić się, że obsługa lokalu jest profesjonalna i odpowiednio przeszkolona. Wtedy wszystko od razu stanie się o wiele prostsze!

powrót ››